一口に「飲み会の幹事」と言っても、少人数の気心知れた仲間内での集まりから大人数の会社内のグループ会といったものまで人数の幅があり、幹事に求められる役割は変わっていきます。
さらに、時期によって「送別会」「歓迎会」「納涼会」と集まりの目的も変わり、幹事には会の目的に応じた準備や当日の進行が求められます。
中でも年末に行われる「忘年会」の幹事は課される仕事が多く、難易度が高いミッションと言えるでしょう。
でも、ポイントさえ押さえれば面倒に思うどころか、楽しみながら務めることができるようになるはず。ここでは、幹事の基本から楽しむコツまで解説します。

＜内容＞ 忘年会の幹事が当日までにすべきこととは？ 忘年会の幹事が当日にすべきこととは？ 忘年会幹事をする上での注意点8選 おしまいに

忘年会の幹事が当日までにすべきこととは？

忘年会に限らないことですが、幹事の最も重要な役割は「日程」「会場」「予算」を決めることです。
いつ、どこで、いくらで行うのか。逆に言えば、この3点さえしっかり固めることができたら、半分はミッションを終了したと言えるでしょう。
残りの半分は、会の構成決め、参加者への各種連絡、買い出しや会計、二次会の準備等の細かな仕事が占めていきます。

・「日程」を決める

通常、忘年会は12月に行われますが、ここのところ混雑や多忙期を避けて11月に行われるケースも増えてきています。
11月下旬から12月の末にかけての1カ月間でふさわしい日時を決めましょう。
他の季節ごとの集まり以上に、忘年会は社長やグループの長など責任者の挨拶が重要になりますので、重役の夕方以降のスケジュール空いている日から選びます。

・「会場」と「予算」を決める

会社の忘年会の場合、会社側から全額または何割か負担があることもあります。
幹事はまずその点を確認して一人あたりの予算を決めましょう。
会社側からの負担がない場合、あまりに高額になると不満を感じる人も増えていきます。
一方で、一年の疲れを労う目的もある忘年会でケチケチするのも考えもの。
幹事一人で考え込まず、年齢や立場が異なる数人に相談し予算も確定させましょう。
人気の会場は12月に入ってからは予約が取れないことがあります。11月のうちに日程を決めて、早めに予約することを心掛けましょう。

・会の構成を考える

近年、会社の飲み会ではあまり企画を盛り込まない傾向が強くなっていますが、忘年会に関しては何かしらの企画を入れて会を盛り上げたいところです。流行りを取り入れた余興、お歳暮争奪ビンゴ、今年一番頑張った人を表彰するセレモニーなど演目はいくらでも考えられますので、盛り込み過ぎないようバランスを重視して時間配分しましょう。
もちろん、乾杯と締めの挨拶を任せる人を決めるのも忘れずに。

・参加者への各種連絡

日時や予算など会の方向性が決まったら、なるべく早めに参加者を募る案内を送ります。
かつては案内文をプリントして公共スペースに掲示する方法が主流でしたが、今ではメールや社内グループウェア、SNSで案内することが多くなっています。
管理がラクになる一方、特にSNSを使用していない人に送り漏れする事態も頻発しているので対象者全員に連絡が行き届くよう注意を払いましょう。

・諸々の下準備

会場側との折衝、余興の演じ手との打ち合わせ、必要であれば会場装飾、移動手段の手配、景品の買い出し、賞状など小物の作成、二次会の下調べと仮予約など…幹事が当日までに細部を詰めなければならないことはたくさんあります。
当日の乾杯前から解散までの流れを頭にしっかりイメージし、「何をしておけば当日、自分があたふたしなくて済むか？」という視点を持つと抜けや漏れを防ぐことができます。

忘年会の幹事が当日にすべきこととは？

責任感を持って事前準備をしっかりすればするほど、当日あなたの代わりになれる人はいなくなります。
年末の慌ただしい時期ではありますが健康第一で過ごし、当日を元気に迎えましょう。それが一番大事な仕事です。
そのうえで、当日の仕事内容と注意すべき点を挙げていきます。

・参加人数の把握と店への連絡

忘年会当日、会場に向かうまでに必ずやっておかなければならないことの一つが参加人数の把握です。
この際、「1次会に頭から参加」「1次会に遅れて参加」「2次会から参加希望」「欠席」としっかりカテゴリーを分けなければなりません。
「当日の状況次第」と言ってくる人もいますが、出欠をはっきりさせ、参加人数とお店に支払う額を確定させます。

・挨拶と司会進行

幹事が司会進行を得意とする人に任せることもできますが、幹事が司会を兼ねて一人でも多くの参加者に忘年会というイベントをリラックスして楽しんでもらいたいところ。
司会と言っても難しいことはありません。自分で決めた当日の進行内容に沿って、基本的には人に「振る」役割に徹していれば良いのです。

・前に出る人への声かけ、タイムキープ

乾杯の挨拶をする人、余興の出演者、コーナー限定司会者、締めの挨拶をする人などなど前に出ることをお願いしている人が当日いるはずです。本人たちが自覚的に動いてくれることはなく、タイミングなどは幹事に委ねられていますので、「〇時〇分頃からお願いします」と伝えておきましょう。その際、時間が押したり巻いたりしていたらその旨も伝えて、全体の調整を図ります。

・2次会への誘導

忘年会となると1次会だけで終了というケースは稀で、多くの場合、2次会を伴います。
参加する人数は気分に左右されるため、事前に参加表明をする人よりも当日のいわゆる“ドタ参加”が増える傾向があります。
そのため、少し多めの人数で予約を入れ、迷っている人がいたら幹事が「行きましょう！」と参加を促しましょう。
一生懸命頑張る幹事から明るく誘われて嫌な気持ちになる人はいません。2次会に小さい会場しか用意していないがため人が入りきらずに不満が募る、という事態だけは避けましょう。

・会計報告

仲間内での忘年会であれば必要ありませんが、会社の集まりの場合、しっかりと会計報告をしておく必要があります。
たとえ提出を求められなくても、お金に関わることなのでしっかり入金と出金を表にまとめておく方が無難です。
もし集め過ぎてしまった場合、年明けに返金をしたり、新年会や次回の飲み会に繰り越しをしたりなどしておきます。
そういった全ての会計の流れを参加者募集同様、メールや社内グループウェア、SNSで伝えておくと気持ちよく年が越せるはずです。

忘年会幹事をする上での注意点8選

上に挙げた「当日までにすべきことと」と「当日にすべきこと」をしっかりこなせば、トラブルなく忘年会を開けるはずです。
ただし、忘年会ならではの落とし穴が幹事のあなたを待ち受けています。ここでは、そんな留意しておくべき点を8つ紹介します。

1　前任者にヒアリングをしてトラブルを未然に防ぐ！

もし毎年恒例の忘年会の幹事を初めてすることになった場合、前年の幹事に話を聞いておくと大外しするリスクを回避できます。
料理や余興、2次会などへの不満が過去にあれば、必ず幹事に伝わっているはず。しっかり情報収集しておきましょう。

2　忘年会の目的をはっきりさせよう！

忘年会は忘年会でしょ、と思うなかれ。目的をはっきりさせることで、会の構成がしやすくなります。
例えば、「1年の頑張りを労う」だったら特に頑張った人を表彰する企画がぴったりですし、「大変な一年だったからとにかく笑おう！」ということなら、お笑い系の余興も多めに見られます。
司会をする上でも、「コンセプトが〇〇だから〇〇の企画を用意しました」と話す内容がまとまるはずです。

3　師走のイベントだからこそ常に先手で！

クリスマス、イルミネーション、商業施設のイベントなど忘年会だけではなく様々な行事が重なり、日本人の多くが街に繰り出す12月。
会場の予約は早めが鉄則です。また、仕事も年末進行で忙しくなるので、参加者のスケジュールを確保するためにも全ての面で早めに動きましょう。

4　全てを一人だけで抱え込まない！

幹事が一人でできることには限界があります。
事前準備の段階から手伝ってくれる人を探して、して欲しいことをお願いするのが吉です。
当日も幹事は諸連絡に忙殺されがちなので、「参加費の受け取り」「写真撮影」「景品などの持ち込み」などは協力してもらいましょう。

5　席順も幹事側でコントロールする！

忘年会の目的にもよりますが、席順決めも幹事が決めてよい部分です。
部署間で交流できるよう席を指定したり、いつものメンバーにならないよう、入口でカードを渡してランダムの配置にしたりする手もあります。

6　急な徴収に備えて小銭の準備を怠らない！

飲み放題や食べ放題にせず、アラカルトにした場合、予算を上回ってしまって追加徴収する必要が出てくることがあります。
また、急遽参加者の誰かにプレゼントや花を購入するケースもあるかもしれません。
そんなときのためにも小銭はしっかり用意しておきましょう。硬貨ごとに分けて準備しておくとスムーズです。

7　二次会の場所と一次会との差別化に注意！

参加人数が増えれば増えるほど難しくはなりますが、一次会と二次会の場所は極力近付けたいところ。
遠いと参加するはずの人が途中で気が変わっていなくなったり、幹事に連絡が集中したりとデメリットばかりです。
また、一次会も二次会も居酒屋より、一次会が居酒屋だったら二次会はカラオケといった具合に業態を分けた方が喜ばれます。

8　景品を買う場合はケチらない！

お歳暮を回すとかではなく景品を新たに買う場合、しっかりいいものを買うことをおすすめします。
予算が厳しい場合は景品が当たる人の数を減らしてでも、良質なものを買うことをおすすめします。
例えば、20人全員に500円のアイテムを配るくらいなら、一人だけに1万円の景品を贈る方が盛り上がります。

おススメの1万円前後の景品

おしまいに

いかがでしたでしょうか。一年を締めくくる忘年会は、参加者の期待も高いので幹事の準備が大変なこともあります。
ですが、無事に成功すれば、みんなから感謝されて気持ちよく年末年始を迎えることができます。
ぜひ、ポイントをしっかり押さえて、幹事自らが楽しみながら忘年会を企画してください！