最近、社内イベントを自ら企画する会社が増えています。
気軽な懇親会や納涼会、忘年会といった定番のイベントはもちろん、スポーツ大会や社員旅行といった大掛かりなイベントも専門業者に任せず、自社で企画・運営するのが最近のトレンドです。背景にはイベントを通して、社員同士でコミュニケーションを深めて欲しい、モチベーションアップにつなげて欲しいという会社側の狙いがあります。
一方で、慣れない社内イベントの運営に困惑する若手社員たちも増えています。ここでは、社内イベントの企画者が知っておくべき知識、おすすめのイベント、盛り上げ術などを紹介します。

社内イベントを企画する前に

あなたが社内イベントの担当者に任命されたら、何はともあれ決まった日時に向けてイベントを企画し、いつの間にか具体的な仕事に忙殺されていることでしょう。 それくらい、一つのイベントを進めていくのは大変なことです。
忙しくなって余裕がなくなる前に、企画者が身に付けておくべき心構えを頭に入れておきましょう。

・目的を明確にする

社内イベントを企画する人が押さえておかなければならないのが、「イベントの目的を明確にする」という意識です。
例えば、何となく「ボーリング大会をやろう！」という話が持ち上がったとしても、日時を決めて会場を予約し参加者を募ればイベントは実現できてしまいます。ところが、後に残るものは少ないはずです。
もしこのイベントの狙いを「部署間の交流」に定めれば、「どうすれば他部署で交流ができるか？」という視点でチーム分けや終了後の宴会の席順といった細部まで考えるようになります。
こういった目的はスローガンなどにしてイベント告知の印刷物に刷ってしまっても良いでしょう。そうすれば、社員たち自らも同じ意識で参加してくれる可能性が高まります。
大々的に発信することが憚られる目的があるなら、裏コンセプトとして企画者だけで共有するという手もあります。
例えば、「社長を元気付けよう！」「独身社員同士の出会いの場」「愛社精神を持つきっかけ作り」といった狙いがある場合、あえて表には出さずに目的が達成できるようなアイディアを粛々とちりばめれば良いわけです。無目的にイベントを開催するのはやめましょう。

・チームを結成して一丸となる

あなたは社内イベントの企画者を一人きりで引き受けているでしょうか？もしそうなら、上司に掛け合って仲間を募りましょう。
もし色々な部署から集められた複数人で企画するなら、実行委員の一体感や絆を強くするような飲み会を企画してみてはいかがでしょうか。
プライベートな遊びと違って、社内イベントの企画運営は人手が必要なだけでなく、強固なチームワークが求められます。できれば若手社員に加えて、少し上の年齢層の社員も構成メンバーに加えたいところです。
その理由は明確。通常の業務を抱えながら、一人でできることは限られているからです。一人で数時間、数日かかる作業がベテラン社員の鶴の一声ですぐにできてしまうこともあります。また、イベントには音響や司会、BBQ準備、会場との折衝といった様々な業務が発生しますが、メンバーが多ければ得意な人も出てくるはずです。
そのぶん、定期的に会議を開いたりしてメンバー間で情報共有をする必要も生じますが、最近は社内SNSも発達しているので積極的に利用して情報をシェアしましょう。

・経営陣を力強く巻き込んでいく

周年記念のような会社色が強いイベントはもちろんですが、そうでない場合でも会社の上層部を積極的に巻き込んでいきましょう。
ただの有志による自主的な催しと異なり、社内イベントである限りは実行委員会も会社の一組織に過ぎません。
当然、全てを好き勝手にできるわけではありません。であるなら、会を楽しく、印象深いものにするために、経営陣の力を借りる方が得策です。周年記念イベントのような場合は、トップの意向をしっかりと汲んだり、経営陣のサポーター役に徹したりしなければならない場面も出てくるでしょう。

おすすめの社内イベント4選

一口に「社内イベント」と言っても、その内容は多岐にわたりますし何をすべきかについて正解はありません。
ここでは、代表的なイベント4つと得られやすい効果などを挙げていきます。

1　懇親会

最も気軽にできるのが「懇親会」や「親睦会」と銘打つ催しです。
目的としては、「社員間の交流」がメインで、時に関係業者や新卒の内定者といったゲスト的な立場の人たちを招くことがあります。
基本的には会場を押さえて、参加者を募れば実現できますが、ゲームなどの企画が大事になってきます。
初対面の参加者が多い場合は「自己紹介」から始め、クイズやミニゲーム、ビンゴ大会といった盛り上げタイムを設けた後にしっかり歓談時間を取っておくのがおすすめです。
実行委員には司会の技術と盛り上げタイムの企画練りが求められます。

2　スポーツ大会

比較的気軽に開催できるボーリング大会から、社員総出の大運動会まで体を動かすイベントには、他では得られない様々な効果が期待できます。 まずは社員同士の交流が挙げられます。チーム編成には十分時間を使いたいところです。
チームによる一体感を通して初対面の人と仲良くなったり、会社への印象がよくなったりすることで愛社精神を培うこともできます。
また、社員一人ひとりの健康意識を高めることにもつながります。翌日からの仕事に対して、モチベーションアップを図ることもできます。
一方で実行委員会はチーム編成、競技の選択、ルール設定、司会や音響、賞品の選択および購入、終了後の宴会準備、移動手段の確保など幅広い業務が求められます。

3　社員旅行

社員たちを非日常の世界へと誘う社員旅行は、社員間のコミュニケーションの向上とストレスの発散を大きく促してくれる人気イベントです。
温泉やグルメといった完全娯楽系と、あくまで視察などの学びを目的に据えた研修旅行系と両系統ありますが、どちらも最も困難なのは日時の設定です。繫忙期や関係業者に迷惑をかけるタイミングを避け、さらに最重要人物が必ず参加できる日を選びましょう。
宿泊を伴う場合、宴会やそれに伴う余興なども期待されるので実行委員にかかる負担は大きいと言えます。
大人数になるときは旅行代理店を頼るのも手。チケットの手配など以外にもやることは無数にあるからです。
目的によってはアウトドアでバーベキューをしてその日のうちに帰る、という日帰りも選択肢として考えられます。

4　周年記念イベント

企業にも誕生日に当たる創業記念日があり、その日に周年記念イベントを行う会社が増えてきています。
頑張っている部署や社員個人を表彰したりすることで、社員のモチベーションを上げたり、会社へのロイヤリティ－（忠誠心）を高めることができます。
最近ではかつてのように社長の挨拶や表彰のみといったお堅い式典風の内容だけではなく、前述のようなスポーツ大会や旅行をもって周年記念イベントとするところもあります。
また、お付き合いのある企業や株主、エンドユーザーを招いてショーのような完成度の高いイベントを開く会社もあります。
実行委員会のメンバーは目的をしっかり定め、どんなコンセプトの催しにするのか？どこまでの人を呼ぶのか？具体的にどんな構成にするのか？をしっかり細部まで詰め、組織立って進めていく必要があります。

社内イベントを景品で盛り上げる！

周年記念イベントで売り上げに貢献してくれた社員や、スポーツ大会でMVPを受賞した社員を表彰する際、プレゼントが必要になります。
また、懇親会でのちょっとしたゲームやビンゴゲームなどでも豪華賞品があると喜ばれます。
社内イベントで賞品を準備する際に覚えておきたいことを以下に記します。

・参加者の属性とマッチさせる

「豪華な賞品を準備しよう！」と気合いを入れるがあまりにやりがちなのが、参加者が欲しいものとミスマッチした賞品を買ってしまうこと。
例えば、「ハワイ旅行を家族で招待！」は紛れもなく豪華ですが、独身者が多いイベントには不向きです。
一方、家電やグルメは比較的幅広い層に人気と言えます。
迷ったときは賞品候補リストを社員の何人かに見せて、意見を募るのもアリでしょう。

・渡す際も気配りを忘れない

実行委員会側としては、用意した賞品が人に渡ればそれで任務終了という気持ちになりますが、もらった側としては、その賞品をもらうことが行動を制限されたり、置き場に困ったり、帰り道が大変になるきっかけにもなり得ます。
現金をはじめ、図書券やビール券などの金券、テーマパークや映画のチケットなどかさばらない賞品を選んだ方が良い場合も多々あります。
また、家電や家具といったかさばるものは目録を渡すようにします。
セレモニーのイメージを重視したいので、その目録もなるべく見栄えに凝ったものにすると良いでしょう。

・100円ショップばかりに頼らない

近年、100円ショップが隆盛を極めているため「これ、本当に100円？」と思うようなアイテムが増えてきました。
イベントを運営するうえで必要になる事務用品などで頼ることもあるかもしれません。
ただし、賞品に関しては安易に100円ショップに頼るのは危険です。
そもそも頑張った人や活躍した人に対して100円のものを渡すのは、その人のことを本当に考えての結果であるよりも、自分たち実行委員会がお金を浮かすことが第一目的になっているはず。
そんな気持ちでは、参加者を喜ばせる企画を実行することはできません。
限られた予算の中で参加者が最大限喜ぶ賞品を選ぶこと。それも運営者に求められていることの一つです。

おしまいに

社内イベントの運営は大変なことばかりです。
通常の仕事をしながらの作業に「余計な仕事を増やされた…」と嘆きたくなることもあるかもしれません。
でも、同じ境遇の社員たちと交流を深める好機であるとともに、自らのスキルをアップさせる好機でもあります。
また、終了後にはたくさんの社員たちに感謝される立場でもあります。
あなたの頑張りを多くの社員が見ていないようでしっかり見ています。
ぜひこの記事をイベント運営の際に役立てていただければ幸いです。

楽しいはずのゴルフもコンペの幹事を任された途端、「心配事も多くなったし、やることも目白押しで楽しむ余裕がない…」という声をよく耳にします。
本当にそうでしょうか？コンペの幹事をそつなくこなし、さらにプレーにも集中できたらゴルフを2倍楽しめる！と言っても過言ではありません。
ここでは、コンペ幹事を任された人が初めにしておくこと、準備段階、そして当日にすべきことと時系列に沿って紹介。これを読めば、幹事とプレーの両立を軽やかにこなせるようになるはずです！

コンペ幹事が最初にすべきこととは？

まずはコンペの大枠を決めましょう。その際にポイントとなるのが、「いつ、どこで、誰が、いくらで」という「3W1H」の視点です。

・「いつ」を決める

最も重要なのが日程です。毎年、決まった日程に開催しているという場合もあるでしょうが、そうでなかったらコンペの最重要人物の予定に合わせます。候補日をなるべく多くヒアリングしておきましょう。
初夏や秋のベストシーズンは混み合いますので、直前の予約にならないようご注意を。

・「どこで」を決める

どのゴルフ場で開催するのか？は参加者の満足度を大きく左右します。
まず気に留めておきたいのが、特定の会員への優遇がないパブリックコースより、メンバーシップコースを選んだ方が無難だということ。
あとは参加者の実力や年齢層で判断します。今はコンペ予約のサイトも充実しているので、それらのサービスを利用するのも手です。

・「誰が」を決める

場所と日時は動きませんが、参加者は増えたり減ったり未定がいたりと管理が最も大変です。
ある程度、参加の意思が固い人たちを「コアメンバー」とし、諸々の決め事はコアメンバーの意向を聞きながら次々に進めてしまうのが滞りなく幹事をしていく上で重要です。

・「いくらで」を決める

続いて予算の部分です。プレー代とパーティーや賞品代に充てる参加費の総額で考えます。
妥当な金額は参加者によって大きく変わります。
会の目的を考えて、「安く設定してたくさんの人に参加して欲しいのか」「ある程度高くして、参加者を絞るのか」方向性を定めましょう。

コンペ幹事が準備段階ですべきこととは？

「3W1H」でコンペの大枠が決まった後、当日を迎えるまでにやることもたくさんあります。
以下に、ポイントを挙げていきます。

・組み合わせを考える

参加者が大方出揃ったら組み合わせを考えます。
公平性を期してクジなどで決めることがありますが、よほど参加者の実力や経験が似通っているケース以外は、しっかりバランスを考えて選んでやる必要があります。
「初心者を各組に振り分ける」「エチケットリーダーになれるような経験者も振り分ける」「コンペの最重要人物や幹事は1組目に」「プレー後の支度に時間がかかる女性チームも前半の組に」といったポイントは覚えておいて損はありません。

・ルールを決める

ルールは事前にきっちり固めておきましょう。
ハンディキャップの算出方法の一つである「ダブルぺリア方式」（新ぺリア方式）は現在、コンペにおけるスタンダードと言えます。
「6インチOK」、「ワングリップOK」「完全ホールアウト」といったローカルルールも明文化しておきます。
ハンディについても上限の数値を設定しておくと良いでしょう。

・案内状を送付する

最近はメールやSNSでの伝言が増えていますが、参加者の年齢層や立場などによってはきちんと書面で伝えなければならないケースが出てきます。
出すタイミングは早過ぎても紛失等のリスクが高まるので、1カ月前程度が良いでしょう。
逆に言うと、それまでに移動手段といった詳細も詰めておく必要があります。以下に案内状に書くべき項目を挙げます。

□開催日
□会場、アクセスマップ
□集合時間、集合場所
□参加費、プレー費
□メンバー組み合わせ表
□ルール
□当日の流れ
□注意点
□連絡先（幹事、会場）

・賞品を準備する

参加費の中から飲食代や雑費を除いた額は各種賞品に充てます。
賞品は参加者のモチベーションを左右する大きな要素であり、ひいてはコンペ自体の質にも関わってくるので
しっかり予算を組んでおきたいところ。
かさばらない商品券などの金券系は使い勝手が良いものの、インパクトに欠ける部分があります。
「ディズニーリゾートご家族で招待！」「松阪牛＆飛騨牛のセット！」「ネスカフェバリスタセット＆IPad miniプレゼント！」といった具合に、参加者を刺激するような魅力的な賞品を揃えましょう。
なお、賞には以下のものがありますが、幹事が新たに自由に考えて大丈夫です。

□優勝、2位、3位
□ドラコン賞
□ニアピン賞
□イーグル賞
□バーディー賞
□ブービー賞
□ブービーメーカー賞
□ベストドレッサー賞
□珍プレー賞
□フォトジェニック賞
□初心者なのによく頑張ったで賞
などなど

コンペ幹事が当日にすべきこととは？

基本的にゴルフは朝早いものですが、コンペ幹事の朝はそれ以上に早くなります。
集合時間の2時間前には会場入りして準備を始めましょう。
参加者を迎え、プレーをしながらパーティーの準備を進め、パーティーでは司会をこなし、終了後は会計報告…。
クタクタになるかもしれませんが、全てがうまくいけば充実感に満たされるはずです。

・参加者が到着する前にやるべきこと

会場が遠方であればあるほど参加者は早めに家を出るため、集合時間よりも早く到着する傾向があります。
幹事が2時間前に会場入りしても、時間がたっぷりあるわけではないことを肝に銘じましょう。
まずはゴルフウェアに着替えて、挨拶がてらゴルフ場の関係者と簡単な打ち合わせをします。
確認すべきなのは、開会式をする場所、パーティー会場、それらの動線、精算方法、送っていた荷物があればその保管場所などです。
次に受付の設置に移ります。参加者のリスト、筆記用具、お釣り、領収書などを用意しましょう。
なお、受付を幹事が兼ねると動けなくなってしまうので、事前に受付を引き受けてくれる人を探しておくのが吉です。
また、パーティー会場のセッティングは済んでいても、用紙の貼り付け、飾り付けや賞品の搬入などは朝のうちに進めておきます。
当日の朝は幹事宛に様々な突発的な連絡が入ります。
連絡を受けた後、しかるべき人に伝言する必要も多々出てきますので、スマホで連絡を受けてもメモが取れるよう筆記用具とメモ帳を常に携帯しておくと安心です。

・参加者への挨拶をする

集合の1時間前から参加者が集まり始めます。
受付を任せた人とともに参加者を元気よく迎え入れましょう。
ここで重要なのが、できるだけ多くの参加者と顔を合わせておくことです。
「わざわざ連絡を入れるまでもないけど、近くにいれば伝える情報」というのを参加者は持っています。
その中には実は重要なものが少なくありません。積極的に人の前に出て、その日の空気感を掴みましょう。

・開会式を取り仕切る

開会式は手短に済ませたいところですが、最低限「主催者挨拶」「幹事からのルール・当日の流れの説明」「始球式」の3点は押さえておきましょう。
幹事は司会をすることが多いので、要領よく式次第を進めていきます。
それが終われば、あとは幹事もプレーに専念です！

・スコアを集計し各賞受賞者を決める

プレーが終了したら、スコアをエチケットリーダーから集めます。
ゴルフ場側が集計することが一般的ですが、自分達でする場合は迅速に作業を行います。
そして、事前に決めていた各賞の受賞該当者を決めていきます。
同時に、パーティー会場の準備に漏れがないかをしっかりチェックします。

・パーティーを盛り上げる

パーティーでは幹事が司会を行うことも多いですが、人前でのトークに慣れている仲間がいるならその人に任せておくとかなり余裕が出ます。
パーティーは幹事の挨拶、主催者の挨拶、乾杯、表彰式（受賞者からのコメント）、歓談、締めの挨拶という流れが一般的。
もちろん幹事自ら司会で盛り上げるのも良いですが、司会と参加者達を円滑につなぐ役割に徹することができれば、より質の高いパーティーとなるでしょう。

・会計報告や写真送付などを行う

幹事の仕事は当日だけで終わるわけではありません。
コンペ幹事は会計を兼ねることが多いので、集めた総額や使途、繰越金などをしっかりと報告しておきましょう。
その際、当日の写真をアップロードしておくと喜ばれます。
また、次の幹事が決まっている場合、自らが作成した資料などの一式を次の幹事にまとめて送付すると引継ぎがスムーズです。

コンペ幹事をする上での注意点

最後に、幹事の役割を全うする上で気を付けておきたい点を列挙します。

・前任者がいる場合は事前にヒアリングする

コンペが恒例になっている場合、前任の幹事に時間を作ってもらってヒアリングすると有益な情報が聞けます。
反省点はもちろん、盛り上がった企画などがあれば参考にしましょう。

・随時、進捗状況を報告する

コンペのキーパーソンである重要人物や主賓がいる場合、本人や秘書に状況を随時報告しておくと、万一方向性がずれたときに傷が浅いうちで済みます。

・参加者の行き帰りの移動に配慮する

ゴルフのコンペだからと言って、ゴルフ場の中のことだけを考えては片手落ちです。
特に駅から遠く、車でしか集まれないような会場を選んだ場合、誰が車を持っていて誰と乗り合わせるのか？
といった細かい部分まで幹事が指針を決めなければなりません。

・賞品の質にはこだわる

予算が限られているからと賞品のグレードを下げると、参加者からの不満が募りがちです。
もちろん、賞品に予算をかけ過ぎて参加費が高くなるのは本末転倒ですが、予算のなかで最も魅力的に見える賞品を探し出すのも幹事の役割です。

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・健康には十分気を付ける

コンペの幹事が当日、体調を崩して参加できないと現場は大混乱してしまいます。
ふらふらの状態で参加しても役割を全うできません。くれぐれも体調には気を付けましょう。

おしまいに

一口に「飲み会の幹事」と言っても、少人数の気心知れた仲間内での集まりから大人数の会社内のグループ会といったものまで人数の幅があり、幹事に求められる役割は変わっていきます。
さらに、時期によって「送別会」「歓迎会」「納涼会」と集まりの目的も変わり、幹事には会の目的に応じた準備や当日の進行が求められます。
中でも年末に行われる「忘年会」の幹事は課される仕事が多く、難易度が高いミッションと言えるでしょう。
でも、ポイントさえ押さえれば面倒に思うどころか、楽しみながら務めることができるようになるはず。ここでは、幹事の基本から楽しむコツまで解説します。

忘年会の幹事が当日までにすべきこととは？

忘年会に限らないことですが、幹事の最も重要な役割は「日程」「会場」「予算」を決めることです。
いつ、どこで、いくらで行うのか。逆に言えば、この3点さえしっかり固めることができたら、半分はミッションを終了したと言えるでしょう。
残りの半分は、会の構成決め、参加者への各種連絡、買い出しや会計、二次会の準備等の細かな仕事が占めていきます。

・「日程」を決める

通常、忘年会は12月に行われますが、ここのところ混雑や多忙期を避けて11月に行われるケースも増えてきています。
11月下旬から12月の末にかけての1カ月間でふさわしい日時を決めましょう。
他の季節ごとの集まり以上に、忘年会は社長やグループの長など責任者の挨拶が重要になりますので、重役の夕方以降のスケジュール空いている日から選びます。

・「会場」と「予算」を決める

会社の忘年会の場合、会社側から全額または何割か負担があることもあります。
幹事はまずその点を確認して一人あたりの予算を決めましょう。
会社側からの負担がない場合、あまりに高額になると不満を感じる人も増えていきます。
一方で、一年の疲れを労う目的もある忘年会でケチケチするのも考えもの。
幹事一人で考え込まず、年齢や立場が異なる数人に相談し予算も確定させましょう。
人気の会場は12月に入ってからは予約が取れないことがあります。11月のうちに日程を決めて、早めに予約することを心掛けましょう。

・会の構成を考える

近年、会社の飲み会ではあまり企画を盛り込まない傾向が強くなっていますが、忘年会に関しては何かしらの企画を入れて会を盛り上げたいところです。流行りを取り入れた余興、お歳暮争奪ビンゴ、今年一番頑張った人を表彰するセレモニーなど演目はいくらでも考えられますので、盛り込み過ぎないようバランスを重視して時間配分しましょう。
もちろん、乾杯と締めの挨拶を任せる人を決めるのも忘れずに。

・参加者への各種連絡

日時や予算など会の方向性が決まったら、なるべく早めに参加者を募る案内を送ります。
かつては案内文をプリントして公共スペースに掲示する方法が主流でしたが、今ではメールや社内グループウェア、SNSで案内することが多くなっています。
管理がラクになる一方、特にSNSを使用していない人に送り漏れする事態も頻発しているので対象者全員に連絡が行き届くよう注意を払いましょう。

・諸々の下準備

会場側との折衝、余興の演じ手との打ち合わせ、必要であれば会場装飾、移動手段の手配、景品の買い出し、賞状など小物の作成、二次会の下調べと仮予約など…幹事が当日までに細部を詰めなければならないことはたくさんあります。
当日の乾杯前から解散までの流れを頭にしっかりイメージし、「何をしておけば当日、自分があたふたしなくて済むか？」という視点を持つと抜けや漏れを防ぐことができます。

忘年会の幹事が当日にすべきこととは？

責任感を持って事前準備をしっかりすればするほど、当日あなたの代わりになれる人はいなくなります。
年末の慌ただしい時期ではありますが健康第一で過ごし、当日を元気に迎えましょう。それが一番大事な仕事です。
そのうえで、当日の仕事内容と注意すべき点を挙げていきます。

・参加人数の把握と店への連絡

忘年会当日、会場に向かうまでに必ずやっておかなければならないことの一つが参加人数の把握です。
この際、「1次会に頭から参加」「1次会に遅れて参加」「2次会から参加希望」「欠席」としっかりカテゴリーを分けなければなりません。
「当日の状況次第」と言ってくる人もいますが、出欠をはっきりさせ、参加人数とお店に支払う額を確定させます。

・挨拶と司会進行

幹事が司会進行を得意とする人に任せることもできますが、幹事が司会を兼ねて一人でも多くの参加者に忘年会というイベントをリラックスして楽しんでもらいたいところ。
司会と言っても難しいことはありません。自分で決めた当日の進行内容に沿って、基本的には人に「振る」役割に徹していれば良いのです。

・前に出る人への声かけ、タイムキープ

乾杯の挨拶をする人、余興の出演者、コーナー限定司会者、締めの挨拶をする人などなど前に出ることをお願いしている人が当日いるはずです。本人たちが自覚的に動いてくれることはなく、タイミングなどは幹事に委ねられていますので、「〇時〇分頃からお願いします」と伝えておきましょう。その際、時間が押したり巻いたりしていたらその旨も伝えて、全体の調整を図ります。

・2次会への誘導

忘年会となると1次会だけで終了というケースは稀で、多くの場合、2次会を伴います。
参加する人数は気分に左右されるため、事前に参加表明をする人よりも当日のいわゆる“ドタ参加”が増える傾向があります。
そのため、少し多めの人数で予約を入れ、迷っている人がいたら幹事が「行きましょう！」と参加を促しましょう。
一生懸命頑張る幹事から明るく誘われて嫌な気持ちになる人はいません。2次会に小さい会場しか用意していないがため人が入りきらずに不満が募る、という事態だけは避けましょう。

・会計報告

仲間内での忘年会であれば必要ありませんが、会社の集まりの場合、しっかりと会計報告をしておく必要があります。
たとえ提出を求められなくても、お金に関わることなのでしっかり入金と出金を表にまとめておく方が無難です。
もし集め過ぎてしまった場合、年明けに返金をしたり、新年会や次回の飲み会に繰り越しをしたりなどしておきます。
そういった全ての会計の流れを参加者募集同様、メールや社内グループウェア、SNSで伝えておくと気持ちよく年が越せるはずです。

忘年会幹事をする上での注意点8選

上に挙げた「当日までにすべきことと」と「当日にすべきこと」をしっかりこなせば、トラブルなく忘年会を開けるはずです。
ただし、忘年会ならではの落とし穴が幹事のあなたを待ち受けています。ここでは、そんな留意しておくべき点を8つ紹介します。

1　前任者にヒアリングをしてトラブルを未然に防ぐ！

もし毎年恒例の忘年会の幹事を初めてすることになった場合、前年の幹事に話を聞いておくと大外しするリスクを回避できます。
料理や余興、2次会などへの不満が過去にあれば、必ず幹事に伝わっているはず。しっかり情報収集しておきましょう。

2　忘年会の目的をはっきりさせよう！

忘年会は忘年会でしょ、と思うなかれ。目的をはっきりさせることで、会の構成がしやすくなります。
例えば、「1年の頑張りを労う」だったら特に頑張った人を表彰する企画がぴったりですし、「大変な一年だったからとにかく笑おう！」ということなら、お笑い系の余興も多めに見られます。
司会をする上でも、「コンセプトが〇〇だから〇〇の企画を用意しました」と話す内容がまとまるはずです。

3　師走のイベントだからこそ常に先手で！

クリスマス、イルミネーション、商業施設のイベントなど忘年会だけではなく様々な行事が重なり、日本人の多くが街に繰り出す12月。
会場の予約は早めが鉄則です。また、仕事も年末進行で忙しくなるので、参加者のスケジュールを確保するためにも全ての面で早めに動きましょう。

4　全てを一人だけで抱え込まない！

幹事が一人でできることには限界があります。
事前準備の段階から手伝ってくれる人を探して、して欲しいことをお願いするのが吉です。
当日も幹事は諸連絡に忙殺されがちなので、「参加費の受け取り」「写真撮影」「景品などの持ち込み」などは協力してもらいましょう。

5　席順も幹事側でコントロールする！

忘年会の目的にもよりますが、席順決めも幹事が決めてよい部分です。
部署間で交流できるよう席を指定したり、いつものメンバーにならないよう、入口でカードを渡してランダムの配置にしたりする手もあります。

6　急な徴収に備えて小銭の準備を怠らない！

飲み放題や食べ放題にせず、アラカルトにした場合、予算を上回ってしまって追加徴収する必要が出てくることがあります。
また、急遽参加者の誰かにプレゼントや花を購入するケースもあるかもしれません。
そんなときのためにも小銭はしっかり用意しておきましょう。硬貨ごとに分けて準備しておくとスムーズです。

7　二次会の場所と一次会との差別化に注意！

参加人数が増えれば増えるほど難しくはなりますが、一次会と二次会の場所は極力近付けたいところ。
遠いと参加するはずの人が途中で気が変わっていなくなったり、幹事に連絡が集中したりとデメリットばかりです。
また、一次会も二次会も居酒屋より、一次会が居酒屋だったら二次会はカラオケといった具合に業態を分けた方が喜ばれます。

8　景品を買う場合はケチらない！

お歳暮を回すとかではなく景品を新たに買う場合、しっかりいいものを買うことをおすすめします。
予算が厳しい場合は景品が当たる人の数を減らしてでも、良質なものを買うことをおすすめします。
例えば、20人全員に500円のアイテムを配るくらいなら、一人だけに1万円の景品を贈る方が盛り上がります。

おススメの1万円前後の景品

おしまいに

いかがでしたでしょうか。一年を締めくくる忘年会は、参加者の期待も高いので幹事の準備が大変なこともあります。
ですが、無事に成功すれば、みんなから感謝されて気持ちよく年末年始を迎えることができます。
ぜひ、ポイントをしっかり押さえて、幹事自らが楽しみながら忘年会を企画してください！

「結婚式の2次会の幹事よろしく！」

仲の良い友達から頼まれて引き受けたはいいものの、一体何をいつまでにどうすればよいかわからなくて困っている…。そんな方はいませんか？脅かすわけではありませんが、参加者の記憶に残る素敵な2次会になるかどうかは幹事の腕にかかっています。でも、心配はご無用。押さえるべきポイントを要領よく押さえれば、少ない時間で最大の効果を上げることができます。ここでは、2次会を成功に導くポイントを紹介していきます。

幹事の仕事とは？

まず、幹事はどのようなことをすればよいのかを挙げていきます。大きな流れとしては、「会のコンセプト決定」「会場と構成を決める」「事前準備」「当日仕事」ということになりますが、コンセプトワークといったクリエイティビティーが求められる仕事から、出席者の管理や会計といった事務的な仕事、買い出しなど雑用的な仕事まで多岐にわたります。

・新郎新婦と打ち合わせ

2次会の主役はもちろん、新郎と新婦。主役達が一体どんな会にしたいのか？が最重要です。たとえ新郎新婦が忙しくてもしっかり時間を取って、会のイメージを共有しましょう。

・会場を探して決める

どんな会にするかが決まったら、そのプランにふさわしい会場を探します。人気のある会場は週末を中心に予約で埋まっていくので、複数の候補を見つけておくと安心です。

・会の構成を練る

最初から最後まで挨拶や企画、出し物が一つもない2次会は考えられません。挨拶や出し物など内容が決まってきたら、順番や時間配分を決めていきます。余興も内容を吟味し、前半でも良いのか、ある程度場が出来上がってからの方がよいのかなどを判断します。

・スピーチや余興演者への依頼

乾杯の挨拶や余興を演じてくれる人たちに、日時や会場、出番の時間、注意点などを伝えて依頼します。余興の内容によっては会場のスタッフと打ち合わせをする必要が出てくることもあります。

・参加者の出欠確認

参加者のリストは新郎新婦が作成しますが、参加者に直接伝えるのは幹事の役割であることが多いと言えます。会の性格によっては往復はがきがふさわしいこともありますが、最近では便利なアプリなども開発されています。

・協力スタッフを集めて指揮する

幹事自体が最初からグループであれば役割分担をすればよいだけですが、幹事が1名または2名程度の場合、協力者を探す必要が出てきます。役割を明確にしたうえで、早めに応援をお願いしましょう。負担が減る反面、進捗管理や指揮など新たな手間が発生することもお忘れなく。

・装飾や必要なものの買い出し

会場の装飾品やギフトや景品、工具類など買い出しが必要になることも。特にギフトに関しては、幹事のセンスが問われるので慎重に選んで購入する必要があります。

・会計

何にいくら使ったのか、参加人数は何人なのかなど会の全てを把握している幹事が会計を兼ねることが多いようです。きちんと表を作成して新郎新婦に報告しましょう。

・会当日の統括

事前準備に全力を尽くせば尽くすほど、当日、あなたの代わりになれる人はいなくなります。協力スタッフの指揮、タイムキープ、トラブルが発生した際の対応などすべきことは盛りだくさんです。

どんな会にするのか？

結婚式の2次会は基本のフォーマットがあるので、会場や内容をつい何となく決めてしまいがちですが、「どんな会にするのか？」を幹事と新郎新婦の両者が事前にしっかり話し合うことで、関わった人全員が幸せになる思い出深い集まりにすることができます。2次会の場を“ただの集まり”から“素敵なイベント”にするため、コンセプトをしっかり決めましょう。以下に、具体例を挙げますので参考できるところがあれば、取り入れてみてください。

・式をもう一度！ウェディングテイスト満載パーティー

披露宴は親族中心でかっちりと、2次会は友人中心のラフな感じで。と考えて2次会が必要以上にラフになってしまうケースもよくありますが、せっかくの式の日なので2次会も“ウェディング”感を残してとことんハレの日を楽しむという手もあります。余興やウェディングケーキ入刀はもちろん、ブーケトスやブーケプルズ、家族からの手紙朗読、誓いの言葉など式＆披露宴風の2次会にすることで、式や披露宴に列席できなかった参加者からはとても喜ばれます。

・余興メインのアットホームパーティー

結婚式の2次会といえば、やはり友人の余興がメインコンテンツ。場を盛り上げてくれるだけではなく、演者の祝福の思いが伝わって温かい気持ちになれます。基本は参加者同士が会話を楽しむ時間にし、定期的に余興の時間を差し込むことで会にメリハリが生まれます。パフォーマンスの内容が偏らないよう、様々なジャンルの余興をプログラムできれば言うことはありません。

・まるでショータイム。エンタメ系パーティー

友人一同による余興もいいですが、ここにプロのパフォーマンスを取り入れることで、会のクオリティはグッと上がります。例えば、音楽DJによるDJタイムを設けたり、お笑い芸人を司会に起用したり、映像作家が作製したウェディング動画を流すなどが考えられます。また、新郎新婦の趣味に合わせて会のコンセプトを「ハワイ」、「宇宙」、「コスプレ」などにすることで、会場の雰囲気も統一され、印象的なパーティーになります。

・みんなで話そう！会話を楽しむパーティー

結婚式の2次会はある意味で、同窓会的な側面を持つことが多々あります。そのため、会話の中断を余儀なくされる余興や出し物を嫌がる参加者も一定数います。もし新郎新婦がそのような考えを持っている場合、余興は入れず、最低限の挨拶やミニゲームくらいで構成するパーティーもありでしょう。

・参加者同士の交流がメイン！出会い系立食パーティー

周囲より早く結婚した新郎新婦が自分たちの式を友人同士の出会いの場にして欲しい、と願うことはよくあります。その思いが強い場合、思い切って合コン風のパーティーを開催することも考えられます。男女が自然に交流する企画を考え、自由に動き回れる時間も設けましょう。ただし、親族や会社の上司などが参加する場合は避けた方が無難です。

当日までに何をするのか？

では、幹事は具体的にどのタイミングで、何をするべきなのか？こちらでリストを作成しました。もちろん、一人で全てを行うのは負担が大きいので幹事グループで分担しながら進めるのが理想。準備は3カ月前くらいから始めるのが平均的です。

・3カ月前

□新郎新婦と打ち合わせをして日時とコンセプトを決める。

□招待客をリストアップして表にまとめる。

□会場をリストアップし空きがあるか確認する

□（必要であれば）会場を下見する。

□会場の決定。

□幹事の協力者を決めて役割分担をする。

・2カ月前

□招待客に招待状（メール、ラインなど）を送る。

□会の構成を練って決める。

□会場側とコンタクトを取る。

□挨拶する人や余興を演じる人に依頼をかける。

□当日の手伝いをしてくれる人に依頼をかける。

□司会者との打ち合わせ。

・1カ月前

□参加者の出欠確認。

□参加者数に応じた予算管理。

□ギフトや景品など必要なものを購入する。

□余興を演じる人と個別のやりとり。

□新郎新婦に状況報告。

・当日まで

□会場に連絡を取り、入り時間や延長可能な時間など最終確認。

□当日スタッフにして欲しい仕事内容をリストアップし伝言。

□3次会の検討、必要ならお店の予約。

2次会当日にすべき仕事とは？

幹事が当日にすべきことは役割分担によって変わってきますが、一般的に2次会に必要な仕事を以下に挙げます。

□装飾

□会場レイアウト

□受付

□会計

□タイムキープ

□司会

□音響

□映像

□記録・撮影

□スタッフ間の連絡

□出演者への声かけ

□トラブル対応

この他にも、当日になると細かい仕事がたくさん出てきます。企画によって発生する仕事は異なりますので、事前に複数人でシミュレーションしておくと安心です。幹事の中でもリーダーに任命された人は、司会や撮影といった仕事を兼務せず、タイムキープやトラブル対応に徹した方が良いでしょう。

当日を迎えたらできることは限られますので、「楽しもう！」と肩の力を抜くことも大切。そもそもお祝いのイベントであるという原点に返りましょう。

幹事をする上での注意点とは？

最後に、幹事をするうえで絶対に避けたいNGアクションや心掛けるべきポイントを解説します。

・誰かがやってくれると人任せにしない！

幹事の仕事に限った話ではありませんが、「きっと●●が××をしてくれるはず」と甘い想定をしていると痛い目に遭いがちです。結婚式の2次会に関わる人の多くは社会人のはず。みんな忙しいので、「●●を××までによろしく」とお願いし進捗管理をしっかり行いましょう。

・面倒と言って進行表を作らないのはNG！

どんなにくだけたパーティーであっても、「面倒だし」と進行表の作成を省くのはNGです。進行表があっても予定外のことが起きてズレていくのが2次会です。進行表がなかったら収拾がつかなくなり、多方面に迷惑をかけることにもつながります。

・内輪ノリが激しい会にしない！

その集まりに所属していないと意味がわからない余興やモノマネを提案されたら、別の企画を求めてどの立場の人も楽しめるように誘導するのも幹事の役割です。輪に入っていけずつまらない思いをする人が出ないよう配慮しましょう。

・景品やギフトをケチらない！

予算の兼ね合いで仕方ないケースもありますが、プチギフトや景品をケチってみすぼらしいものにすると、会全体がみすぼらしく見えてしまいます。100円ショップを多用したり、節約を狙って手作りをしたりするのは極力避けましょう。

・関係者と密な連絡を取る！

幹事の仕事の多くは連絡と言っても過言ではありません。新郎新婦はもちろん、会場関係者、幹事のアシスタント、余興の発表者に至るまで連絡をしっかり取り、一つひとつ懸案事項を潰していきましょう。

・内容を詰め込み過ぎない！

張り切った幹事が陥りがちなのが、会に色々な企画を詰め込み過ぎて落ち着きのないパーティーになってしまうこと。トラブルが起きることを想定し、ゆとりのあるスケジュールを組みましょう。

・新郎新婦をないがしろにしない！

2次会を任された幹事はつい「2次会を成功させること」が目的になってしまいがち。また、自分がやりたい企画のオンパレードにしてしまうケースも。あくまでも主役は新郎新婦。随時報告を行い、新郎新婦の希望をできるだけ取り入れた会にしましょう。

おしまいに

いかがでしたでしょうか。結婚式の2次会の幹事は「面倒だから」と嫌がる人もいますが、いざ向き合ってみるとお祝いのイベントを楽しく手掛けることができる素晴らしい機会です。プロジェクトを中心となって進めることで、様々な知識や得難い力を付けることも、人脈を広げることもできます。新郎新婦の幸せを願いながら、どうかパーティーを成功に導いてください！