「結婚式の2次会の幹事よろしく！」

仲の良い友達から頼まれて引き受けたはいいものの、一体何をいつまでにどうすればよいかわからなくて困っている…。そんな方はいませんか？脅かすわけではありませんが、参加者の記憶に残る素敵な2次会になるかどうかは幹事の腕にかかっています。でも、心配はご無用。押さえるべきポイントを要領よく押さえれば、少ない時間で最大の効果を上げることができます。ここでは、2次会を成功に導くポイントを紹介していきます。

幹事の仕事とは？

まず、幹事はどのようなことをすればよいのかを挙げていきます。大きな流れとしては、「会のコンセプト決定」「会場と構成を決める」「事前準備」「当日仕事」ということになりますが、コンセプトワークといったクリエイティビティーが求められる仕事から、出席者の管理や会計といった事務的な仕事、買い出しなど雑用的な仕事まで多岐にわたります。

・新郎新婦と打ち合わせ

2次会の主役はもちろん、新郎と新婦。主役達が一体どんな会にしたいのか？が最重要です。たとえ新郎新婦が忙しくてもしっかり時間を取って、会のイメージを共有しましょう。

・会場を探して決める

どんな会にするかが決まったら、そのプランにふさわしい会場を探します。人気のある会場は週末を中心に予約で埋まっていくので、複数の候補を見つけておくと安心です。

・会の構成を練る

最初から最後まで挨拶や企画、出し物が一つもない2次会は考えられません。挨拶や出し物など内容が決まってきたら、順番や時間配分を決めていきます。余興も内容を吟味し、前半でも良いのか、ある程度場が出来上がってからの方がよいのかなどを判断します。

・スピーチや余興演者への依頼

乾杯の挨拶や余興を演じてくれる人たちに、日時や会場、出番の時間、注意点などを伝えて依頼します。余興の内容によっては会場のスタッフと打ち合わせをする必要が出てくることもあります。

・参加者の出欠確認

参加者のリストは新郎新婦が作成しますが、参加者に直接伝えるのは幹事の役割であることが多いと言えます。会の性格によっては往復はがきがふさわしいこともありますが、最近では便利なアプリなども開発されています。

・協力スタッフを集めて指揮する

幹事自体が最初からグループであれば役割分担をすればよいだけですが、幹事が1名または2名程度の場合、協力者を探す必要が出てきます。役割を明確にしたうえで、早めに応援をお願いしましょう。負担が減る反面、進捗管理や指揮など新たな手間が発生することもお忘れなく。

・装飾や必要なものの買い出し

会場の装飾品やギフトや景品、工具類など買い出しが必要になることも。特にギフトに関しては、幹事のセンスが問われるので慎重に選んで購入する必要があります。

・会計

何にいくら使ったのか、参加人数は何人なのかなど会の全てを把握している幹事が会計を兼ねることが多いようです。きちんと表を作成して新郎新婦に報告しましょう。

・会当日の統括

事前準備に全力を尽くせば尽くすほど、当日、あなたの代わりになれる人はいなくなります。協力スタッフの指揮、タイムキープ、トラブルが発生した際の対応などすべきことは盛りだくさんです。

どんな会にするのか？

結婚式の2次会は基本のフォーマットがあるので、会場や内容をつい何となく決めてしまいがちですが、「どんな会にするのか？」を幹事と新郎新婦の両者が事前にしっかり話し合うことで、関わった人全員が幸せになる思い出深い集まりにすることができます。2次会の場を“ただの集まり”から“素敵なイベント”にするため、コンセプトをしっかり決めましょう。以下に、具体例を挙げますので参考できるところがあれば、取り入れてみてください。

・式をもう一度！ウェディングテイスト満載パーティー

披露宴は親族中心でかっちりと、2次会は友人中心のラフな感じで。と考えて2次会が必要以上にラフになってしまうケースもよくありますが、せっかくの式の日なので2次会も“ウェディング”感を残してとことんハレの日を楽しむという手もあります。余興やウェディングケーキ入刀はもちろん、ブーケトスやブーケプルズ、家族からの手紙朗読、誓いの言葉など式＆披露宴風の2次会にすることで、式や披露宴に列席できなかった参加者からはとても喜ばれます。

・余興メインのアットホームパーティー

結婚式の2次会といえば、やはり友人の余興がメインコンテンツ。場を盛り上げてくれるだけではなく、演者の祝福の思いが伝わって温かい気持ちになれます。基本は参加者同士が会話を楽しむ時間にし、定期的に余興の時間を差し込むことで会にメリハリが生まれます。パフォーマンスの内容が偏らないよう、様々なジャンルの余興をプログラムできれば言うことはありません。

・まるでショータイム。エンタメ系パーティー

友人一同による余興もいいですが、ここにプロのパフォーマンスを取り入れることで、会のクオリティはグッと上がります。例えば、音楽DJによるDJタイムを設けたり、お笑い芸人を司会に起用したり、映像作家が作製したウェディング動画を流すなどが考えられます。また、新郎新婦の趣味に合わせて会のコンセプトを「ハワイ」、「宇宙」、「コスプレ」などにすることで、会場の雰囲気も統一され、印象的なパーティーになります。

・みんなで話そう！会話を楽しむパーティー

結婚式の2次会はある意味で、同窓会的な側面を持つことが多々あります。そのため、会話の中断を余儀なくされる余興や出し物を嫌がる参加者も一定数います。もし新郎新婦がそのような考えを持っている場合、余興は入れず、最低限の挨拶やミニゲームくらいで構成するパーティーもありでしょう。

・参加者同士の交流がメイン！出会い系立食パーティー

周囲より早く結婚した新郎新婦が自分たちの式を友人同士の出会いの場にして欲しい、と願うことはよくあります。その思いが強い場合、思い切って合コン風のパーティーを開催することも考えられます。男女が自然に交流する企画を考え、自由に動き回れる時間も設けましょう。ただし、親族や会社の上司などが参加する場合は避けた方が無難です。

当日までに何をするのか？

では、幹事は具体的にどのタイミングで、何をするべきなのか？こちらでリストを作成しました。もちろん、一人で全てを行うのは負担が大きいので幹事グループで分担しながら進めるのが理想。準備は3カ月前くらいから始めるのが平均的です。

・3カ月前

□新郎新婦と打ち合わせをして日時とコンセプトを決める。

□招待客をリストアップして表にまとめる。

□会場をリストアップし空きがあるか確認する

□（必要であれば）会場を下見する。

□会場の決定。

□幹事の協力者を決めて役割分担をする。

・2カ月前

□招待客に招待状（メール、ラインなど）を送る。

□会の構成を練って決める。

□会場側とコンタクトを取る。

□挨拶する人や余興を演じる人に依頼をかける。

□当日の手伝いをしてくれる人に依頼をかける。

□司会者との打ち合わせ。

・1カ月前

□参加者の出欠確認。

□参加者数に応じた予算管理。

□ギフトや景品など必要なものを購入する。

□余興を演じる人と個別のやりとり。

□新郎新婦に状況報告。

・当日まで

□会場に連絡を取り、入り時間や延長可能な時間など最終確認。

□当日スタッフにして欲しい仕事内容をリストアップし伝言。

□3次会の検討、必要ならお店の予約。

2次会当日にすべき仕事とは？

幹事が当日にすべきことは役割分担によって変わってきますが、一般的に2次会に必要な仕事を以下に挙げます。

□装飾

□会場レイアウト

□受付

□会計

□タイムキープ

□司会

□音響

□映像

□記録・撮影

□スタッフ間の連絡

□出演者への声かけ

□トラブル対応

この他にも、当日になると細かい仕事がたくさん出てきます。企画によって発生する仕事は異なりますので、事前に複数人でシミュレーションしておくと安心です。幹事の中でもリーダーに任命された人は、司会や撮影といった仕事を兼務せず、タイムキープやトラブル対応に徹した方が良いでしょう。

当日を迎えたらできることは限られますので、「楽しもう！」と肩の力を抜くことも大切。そもそもお祝いのイベントであるという原点に返りましょう。

幹事をする上での注意点とは？

最後に、幹事をするうえで絶対に避けたいNGアクションや心掛けるべきポイントを解説します。

・誰かがやってくれると人任せにしない！

幹事の仕事に限った話ではありませんが、「きっと●●が××をしてくれるはず」と甘い想定をしていると痛い目に遭いがちです。結婚式の2次会に関わる人の多くは社会人のはず。みんな忙しいので、「●●を××までによろしく」とお願いし進捗管理をしっかり行いましょう。

・面倒と言って進行表を作らないのはNG！

どんなにくだけたパーティーであっても、「面倒だし」と進行表の作成を省くのはNGです。進行表があっても予定外のことが起きてズレていくのが2次会です。進行表がなかったら収拾がつかなくなり、多方面に迷惑をかけることにもつながります。

・内輪ノリが激しい会にしない！

その集まりに所属していないと意味がわからない余興やモノマネを提案されたら、別の企画を求めてどの立場の人も楽しめるように誘導するのも幹事の役割です。輪に入っていけずつまらない思いをする人が出ないよう配慮しましょう。

・景品やギフトをケチらない！

予算の兼ね合いで仕方ないケースもありますが、プチギフトや景品をケチってみすぼらしいものにすると、会全体がみすぼらしく見えてしまいます。100円ショップを多用したり、節約を狙って手作りをしたりするのは極力避けましょう。

・関係者と密な連絡を取る！

幹事の仕事の多くは連絡と言っても過言ではありません。新郎新婦はもちろん、会場関係者、幹事のアシスタント、余興の発表者に至るまで連絡をしっかり取り、一つひとつ懸案事項を潰していきましょう。

・内容を詰め込み過ぎない！

張り切った幹事が陥りがちなのが、会に色々な企画を詰め込み過ぎて落ち着きのないパーティーになってしまうこと。トラブルが起きることを想定し、ゆとりのあるスケジュールを組みましょう。

・新郎新婦をないがしろにしない！

2次会を任された幹事はつい「2次会を成功させること」が目的になってしまいがち。また、自分がやりたい企画のオンパレードにしてしまうケースも。あくまでも主役は新郎新婦。随時報告を行い、新郎新婦の希望をできるだけ取り入れた会にしましょう。

おしまいに

いかがでしたでしょうか。結婚式の2次会の幹事は「面倒だから」と嫌がる人もいますが、いざ向き合ってみるとお祝いのイベントを楽しく手掛けることができる素晴らしい機会です。プロジェクトを中心となって進めることで、様々な知識や得難い力を付けることも、人脈を広げることもできます。新郎新婦の幸せを願いながら、どうかパーティーを成功に導いてください！